Créer une liste déroulante permet de gagner beaucoup de temps. En effet, cette fonctionnalité évite de saisir des valeurs à la main, deux clics suffisent. Elle évite également des erreurs en s’assurant que les valeurs sélectionnées soient bien celles que vous attendez. Enfin, cela démontre que vous maitrisez suffisamment Excel pour ne pas vous limiter aux calculs et aux formules !
Comment créer une liste déroulante à partir de valeurs ?
Commencez par constituer la liste des valeurs que vous voulez rendre accessible dans votre liste déroulante (cf plage de données allant des cellules C5 à C14 dans l’image ci-dessous).
Sélectionnez ensuite la cellule dans laquelle vous souhaitez mettre votre liste déroulante (la cellule C5 dans notre exemple ci-dessous).
Dans le menu « Données », section « Outils de données », cliquez sur le bouton encadré en rouge puis sélectionnez « Validation des données… ». Ceci ouvrira la boîte de dialogue ci-dessus. Puis sélectionnez « Liste » dans le menu déroulant.
Vous pouvez maintenant cocher la case « Ignorer si vide » (permettant de laisser la cellule vide ou d’en supprimer le contenu) ainsi que la case « Liste déroulante dans la cellule ». C’est cette dernière qui permettra de présenter nos valeurs sous forme de liste déroulante.
Enfin, il ne reste plus qu’à préciser l’adresse de la plage des cellules contenant nos valeurs comme « Source » (ici : =$C$5:$C$14). Et cliquez sur « OK ».
Notre cellule C5 contient désormais une liste déroulante, repérable par son bouton sur la droite de la cellule.
Si vous cliquez dessus, les valeurs contenues dans la plage identifiée plus haut apparaissent. Il n’y a ensuite plus qu’à sélectionner celle que vous souhaitez pour que la cellule C5 en prenne la valeur.
Bien évidemment, toute modification dans la plage de données sources se répercutera dans la liste déroulante.
Les principaux avantages d’une liste déroulante
Les listes déroulantes :
- évitent une perte de temps conséquente en tapant manuellement le contenu de cellule qui doivent être régulièrement modifiées.
- améliorent la lisibilité de vos fichiers :
- en regroupant vos tables de données d’une part, vos listes déroulantes d’autre part.
- ou en associant aux valeurs sélectionnées une mise en forme conditionnelle
- mais surtout sécurisent le contenu de vos cellules. Celles-ci ne peuvent contenir que des valeurs sûres, provenant d’une liste constituant une référence.
Tout cela rend vos fichiers bien plus « propres » et professionnels.
Les listes déroulantes vous seront très utiles pour sécuriser les cellules contenant les paramètres de vos calculs. Voici un exemple que vous retrouverez dans l’un de mes tutos (Graphique de suivi budgétaire zéro maintenance). Les calculs de la feuille et le graphique reposent sur les valeurs sélectionnées dans les cellules de paramètres (en gris), contenant des menus déroulant.
Pour sécuriser l’adresse de la plage de données disponible dans votre liste déroulante, découvrez 3 moyens d’éviter les erreurs de référence !
