N’avez-vous jamais l’impression de perdre votre énergie sur des sujets qui ne le méritent pas vraiment ?

En cette période de rentrée, voici comment retrouver un surcroit de satisfaction dans les tâches les plus élémentaires tout en concentrant son attention sur votre but. Et cela ne dépend que de vous !

Depuis l’apparition des rubans, il est possible d’accéder à toutes les fonctionnalités en 2 (voire 3) clics. Il est cependant dans l’intérêt de l’utilisateur assidu d’Excel de ne pas se laisser enfermer dans le confort d’une ergonomie trop visuelle. 

Le choix des armes

Pour commencer, soyons factuel dans le choix des outils :

• Une souris = au mieux 3 doigts et 5 boutons (avec la roulette et les boutons précédent/suivant)
• Un clavier = 10 doigts et au moins 83 touches (sur un portable), qui bien évidemment, ne vous serviront pas de la même fréquence, et c’est tant mieux.

Il est évident que la dextérité de vos 10 doigts (même si vous ne les utilisez pas tous), constitue une source d’accélération prodigieuse. Surtout, vous ne cliquez que lorsque votre cerveau a validé la position du pointeur. Et encore, après en avoir suivi le déplacement ! Alors que vos doigts connaissent l’emplacement des touches sans (trop de) contrôle visuel.

Moins sollicité, le cerveau peut alors se concentrer sur l’enchaînement des tâches à réaliser en vue du résultat et moins sur leurs étapes de réalisation. Voilà une belle source d’efficience qui ne dépend que de vous !

Essayez donc à partir de maintenant d’oublier votre souris et de ne vous en servir que lorsque vous êtes totalement bloqué devant votre clavier…

Les raccourcis clavier incontournables d’Excel

Pour y parvenir, voici les raccourcis clavier qui me semblent le plus utiles, surtout pour les gains de temps et le confort qu’ils procurent au quotidien.

• Ctrl + Entrée : applique la formule à toute la plage sélectionnée. A utiliser au maximum ! Cela prouvera que vos formules sont homogènes et s’appliquent à de large plage de cellule, réduisant le risque d’erreur.

Sélectionner les données

• Ctrl + * : sélectionne toutes les cellules non vides adjacentes. Idéal pour sélectionner un tableau sans aller chercher ses extrémités à l’autre bout de la feuille.
• Ctrl + espace : sélectionne la colonne de la cellule active
• Shift + espace : sélectionne la ligne de la cellule active
• Alt + « ; » : sélectionne seulement les cellules visibles de la plage sélectionnée, très pratique dans les bases de données auxquelles on applique un filtre pour corriger certaines valeurs/formules.

• Insérer / supprimer : une colonne, une ligne ou une cellule sélectionnée (ou plusieurs !) :
  • Ctrl + « + » pour insérer
  • Ctrl + « – » pour supprimer
• Ctrl + Shift + L : Insérer un filtre, attention aux cellules contiguës au haut de votre tableau… par défaut Excel se basera sur la cellule contigüe de la plage la plus en haut possible.

Se déplacer (la base, mais toujours bon à rappeler):

• Ctrl + page up : passer à l’onglet précédent (à gauche)
• Ctrl + page down : passer à l’onglet suivant (à droite)
• Alt + page up : se déplacer vers la gauche dans le même onglet
• Alt + page down : se déplacer vers la droite dans le même onglet
• Ctrl + Home : sélectionner la cellule A1
• Ctrl + End : atteindre la dernière cellule (en bas à droite) de l’onglet. Aussi utile pour identifier les causes d’un fichier trop lourd (lien à prévoir avec article : des fichiers bien structurés pour une pensée claire et un résultat sûr)

Autres ressources à connaître

• Alt + = : somme la plage de données adjacente.
• Alt / U / W (sous Excel 2010) ; Alt / U / F (sous Excel 2016) : affiche la fenêtre espion.

• Alt + F11 : ouvre le gestionnaire de macro.
• Plus anecdotique mais toujours utile à savoir :
  • Ctrl + « ; » : inscrit la date de jour en dur.
  • Ctrl + « : » idem pour l’heure. Bonne idée pour préciser la date et l’heure à laquelle vous avez figé une version…
  • Alt + Shift + 1 : pour faire apparaître la boîte de dialogue de mise en forme de la cellule (se déplacer d’onglet en onglet avec les flèches de direction)

Poursuivez l’exploration !

D’une manière générale, explorez toutes les possibilités qui vous sont ouvertes en explorant les rubans de vos menus Excel. Commencez par appuyer sur la touche « Alt ». Tapez ensuite les lettres qui s’affichent sur les rubans et sur les boutons de commandes pour les activer. « Esc » permet de revenir une étape en arrière en cas d’erreur.

Apprenez par cœur les enchaînements qui viendront remplacer vos actions les plus fréquentes. Personnellement, j’utilise très fréquemment celles-ci :

Copier/coller, avec toutes les options possibles

Pour Copier/Coller, « Alt / e / g / … » permet d’opter pour les différentes manières de coller :

• V copie en valeur
• U copie les formules (sans tenir compte du format => évite de tout remette en forme !)
• D, S, M, I : additionne, soustrait, multiplie ou divise la cellule ou la plage sélectionnée par la cellule ou la plage copiée. Fonction extrêmement pratique pour convertir des données (ex : en devise, en k€ à partir de données en €), ou pour appliquer une appliquer une variation.
• P : permet de transposer une plage de données : copier à l’horizontal une plage de donnée verticale… et en prime, cette fonctionnalité est compatible avec les options ci-dessus !

Customisez la barre d’outils en accès rapide

Tout en haut de votre fenêtre Excel se trouve la barre d’outils en accès rapide. Par défaut, elle contient les icônes « enregistrer », « annuler », « répéter » ou « attacher ce fichier comme pièce jointe d’un email ». Quel que soit le menu sélectionné, ces boutons sont toujours visibles et disponibles. Libre à vous de compléter cette liste avec les actions que vous réalisez le plus fréquemment. 

Le principal avantage de cette barre d’outils en accès rapide est son accessibilité avec le clavier. En effet les raccourcis clavier font encore une fois gagner énormément de temps. 

En appuyant sur le bouton « Alt », un numéro apparaitra sur chacune des icônes de cette barre d’outils. Il vous suffit plus que de taper le numéro choisi. Par exemple Alt+4 pour envoyer le fichier en cours comme pièce jointe d’un email… 

Enfin n’hésitez pas à remplacer les boutons « enregistrer » et autres « annuler » dont vous connaissez déjà les raccourcis (ctrl+S ; ctrl+Z) pour les remplacer par d’autres actions qui n’ont pas de raccourcis aussi simple.

La mise en forme se fait aussi avec les raccourcis clavier !

Rien de plus pénible que de retrouver le bon menu Excel pour corriger une mise en forme de cellule. Si vous souhaitez modifier l’alignement vertical ou horizontale de vos cellules, tapez alors « Alt / l / v / a » puis  :

• D : pour aligner à droite
• N : centré
• E : à gauche
• H : en haut
• C : centré (vertical)
• B : bas

Tout ceci vous évite de retrouver le bon bouton dans le bon ruban Excel. Et avec un peu d’habitude, vous mettrez en forme vos tableaux sans lever les mains de votre clavier et sans avoir à suivre le pointeur de votre souris comme lors d’une séance d’orthoptie !

Repassez maintenant en revue ces raccourcis clavier en visualisant ce que vous feriez avec votre souris pour arriver au même résultat… Commencez-vous à percevoir le gain de temps ? Pratiquez encore un peu et vous ne vous en passerez plus !

Dans un prochain article, nous les compléterons avec des raccourcis personnalisés qui vous permettront de faire à peu près tout ce que vous voulez…

D’ici là, n’hésitez pas à compléter cette liste dans les commentaires avec ceux qui vous sont le plus utiles ! On apprend toujours quelque chose des autres !