Excel : la fenêtre espion ou comment garder un œil sur toutes vos données !

Nous avons vu dans un précédent article comment gagner du temps et améliorer vos déplacements dans un fichier Excel grâce aux raccourcis les plus utiles. Pour vous proposer toujours plus d’efficience, voici une solution pour garder un œil sur toutes les cellules que vous voulez… sans vous déplacer dans votre fichier ! Je vous propose de découvrir la « fenêtre espion »….

La fenêtre espion, le bon réflexe quand un fichier devient énorme…

Très peu de gens utilisent cette fonctionnalité perdue au bout du menu « Formule ».

Il faut bien reconnaître qu’elle ne saute pas aux yeux, malgré sa paire de lunette ! L’icône pourrait même laisser penser qu’elle est destinée à des utilisateurs avertis, voire des développeurs… Le nom n’est pas non plus très explicite. En réalité, elle est surtout utile à ceux qui construisent, souvent malgré eux, des fichiers complexes. Des onglets nombreux et/ou très étendus…

Et c’est au moment où l’on subit cette complexité, avant de s’y noyer complètement et de perdre son temps, qu’il est bon de savoir utiliser les ressources de l’outil !

La fenêtre espion est un vrai tableau de bord des principales valeurs de vos fichiers

Pour commencer, cliquez sur le bouton de la fenêtre espion dans le menu « Formules ». Pour compléter votre liste de raccourcis préférés, vous pouvez aussi actionner le bouton en tapant : Alt / U / W.

La fenêtre ci-dessous va alors s’ouvrir :

Cliquez ensuite sur « Ajouter un espion… ». Puis sélectionnez une cellule dont vous voulez toujours voir le résultat ou la valeur (paramètre), quel que soit votre emplacement dans le fichier.

Une fois ajoutée, l’adresse de la cellule apparait dans la fenêtre espion en précisant :

• Le nom du classeur
• La feuille
• Le nom de la cellule
• L’adresse de la cellule
• Sa valeur
• Et en rappelant sa formule

Pour mieux s’y retrouver, je vous conseille de donner un nom suffisamment explicite aux cellules que vous souhaitez suivre dans la fenêtre espion. C’est nettement plus parlant qu’une adresse de cellule !

Gérez vos espions !

Que vous fermiez ou affichiez la fenêtre, les « espions » que vous aurez créé resteront enregistrés. Ils seront ainsi toujours disponibles lorsque vous reviendrez sur votre fichier.

Si vous souhaitez ne plus suivre un « espion », il vous suffit de le sélectionner et de cliquer sur le bouton « Supprimer un espion » dans la partie supérieure de la fenêtre.

Attention à votre option de calcul !

Vous pouvez modifier votre mode de calcul dans le menu « Formule » :

Si vous avez opté pour le mode de calcul automatique, pas de problème, les valeurs des cellules indiquées dans la fenêtre espion seront toujours à jour.

En revanche, si vous avez opté pour le mode manuel ou semi-manuel, assurez-vous que les onglets contenant des calculs impactant vos cellules « espionnées » sont bien recalculés :

• Tapez F9 pour tout recalculer
• Shift + F9 pour ne recalculer que l’onglet actif.

Sans cette précaution, vous pourriez avoir quelques surprises ! En effet rien ne vous indique dans la fenêtre espion (pas plus que dans l’onglet) que les calculs ne sont pas à jour…

Optimisez l’affichage de votre fenêtre espion

La fenêtre espion se déplace toujours pour ne pas masquer les cellules actives de votre onglet.

Pour autant, vous pouvez l’intégrer facilement entre le ruban des menus et la barre de formule :

Vous pouvez également la positionner à droite, à gauche ou en bas de votre fenêtre. A votre convenance !

Vous gagnez ainsi en confort et avez toujours sous les yeux les principaux résultats de vos fichiers !

Bien entendu, il vous suffit de cliquer sur le bouton dans le menu (ou Alt / U / W) pour masquer ou afficher la fenêtre. Les raccourcis [LIEN] prennent toutes leurs efficacités, surtout si votre écran n’est pas très grand ou que vous travaillez sur votre portable…

Principales utilisations de la fenêtre espion

Jouer sur les paramètres d’un business case

Personnellement, cette fonctionnalité m’est surtout utile pour travailler un business case. J’ai l’habitude de regrouper tous mes paramètres dans un seul onglet. Les comptes de résultats, scénario etc sont dans d’autres onglets avec les restitutions graphiques.

Du coup, c’est très pratique de pouvoir modifier un paramètre et de voir directement l’impact sur l’ensemble des résultats calculés ailleurs dans le fichier : CA atteint à certain moment du projet, taux de marge, VAN, cashflow, TRI…

Avoir tous les indicateurs dans une seule fenêtre évite de nombreux déplacements dans le fichier… C’est autant de temps gagné et de concentration assurée !

Passer en revue tous les points de contrôle de vos données en un coup d’œil, sans en oublier…

La fenêtre espion peut aussi regrouper tous les points de contrôle de vos fichiers. Vérifier que toutes les cellules « espionnées » soient bien égales à 0 d’un seul coup d’œil quel que soit leur emplacement dans vos fichiers. Vous êtes ainsi certains de parcourir tous vos points de contrôle, sans perdre de temps !

C’est valable lorsque vous :

• Ventilez des coûts en utilisant des clés de répartition
• Devez rapprocher des données provenant de plusieurs sources ou systèmes
• Expliquer des écarts entre un point de départ et un point d’arrivée (Réel vs Budget, balance de clôture vs balance d’ouverture etc…)

J’espère que cet article contribuera à améliorer vos réalisations quotidiennes ! Si vous avez des questions ou des remarques, laissez-moi un commentaire. Les questions comme les bonnes pratiques se partagent !