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Gagnez jusqu’à 90% de temps avec des présentations Powerpoint liées à Excel

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Jusqu’à 90% du temps de préparation d’une présentation Powerpoint est passé à faire d’incessants « copier/coller » entre Excel et Powerpoint… avec un nombre impressionnant de changement de fenêtres, de slides, d’onglets… Pour quelle valeur ajoutée ? Aucune si vous lisez la suite de cet article et découvrez les liaisons qui peuvent exister entre Excel et Powerpoint…

Dans le domaine financier, le seul contenu réellement créé dans Powerpoint se résume le plus souvent aux hypothèses, aux messages clés à transmettre et à quelques formes insérées. Powerpoint sert surtout en réalité à diffuser et présenter des analyses provenant d’Excel. C’est encore plus vrai lorsqu’il s’agit d’un support pour une présentation orale.

Dans la création ou la mise à jour d’une présentation, la valeur ajoutée de l’auteur doit être de transmette un message, et non de transmettre des données d’Excel vers Powerpoint

En effet, on jugera votre travail sur le message que vous transmettez, sur votre capacité à saisir la complexité des enjeux et à faire dialoguer des points de vue parfois opposés. Beaucoup plus rarement sur la qualité de vos copier/coller, considéré à juste titre comme un prérequis… Voici donc la méthode pour supprimer les tâches sans intérêts et gagner le temps d’une réflexion qui renforcera la pertinence de vos analyses.

Collez, mais avec liaison !

Il suffit de coller vos objets (graphiques, tableaux ou plage de données) en conservant leur liaison avec leur fichier source. Pour cela :

  • Copiez comme d’habitude l’élément que vous voulez insérer dans votre présentation (CTRL + C).
  • De retour dans Powerpoint, évitez le « CTRL +V ». Optez les bonnes options de collage, accessibles avec des raccourcis pour aller encore plus vite (voir mes reco sur l’usage des raccourcis), afin que votre présentation soit liée à votre fichier Excel.

Les différentes options pour coller avec liaison

  • pour un graphique :
présentation liée liaison powerpoint excel tutoffix option coller
Alt / L / V / F pour coller votre objet avec la mise en forme du fichier d’origine
présentation liée liaison powerpoint excel tutoffix option coller collage
Alt / L / V / L pour le coller avec la mise en forme du thème de votre présentation
  • Pour une plage de données :
présentation liée liaison powerpoint excel tutoffix option collage spécial
Alt / L / V / G pour accéder aux options de collage spécial

et ainsi ouvrir la boîte de dialogue suivante :

présentation liée liaison powerpoint excel tutoffix collage spécial avec liaison
dans laquelle vous sélectionnerez « Coller avec liaison » et « Objet feuille de calcul Microsoft Excel »

Dorénavant, tout changement effectué dans votre fichier Excel source sera directement répercuté dans Powerpoint. Finis les copier/coller dès que vous modifiez un chiffre, un titre ou l’échelle d’un graphique…

Gérer efficacement les liaisons créées

Pour gérer les éléments liés dans votre présentation, rendez-vous dans le menu Fichier/Informations et cliquez sur « Modifier les liens d’accès aux fichiers ». Si ce bouton est inactif ou absent, votre fichier ne contient pas de liaison active.

La boîte de dialogue présente la liste des liens et permet de les gérer :

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  • Lancer manuellement une mise à jour des liaisons que vous sélectionnez dans la liste (bouton « Mettre à jour »)
  • Accéder au fichier source (bouton « Ouvrir la source »)
  • Changer le fichier source d’une liaison (bouton « Modifier la source »). Très pratique si vous avez des fichiers sources différents pour passer d’un scénario à un autre… Mais le mieux est de ne pas trop y recourir pour éviter les erreurs, comme nous le verrons plus bas dans le paragraphe « gestion des fichiers et versionning ».
  • Casser la liaison, figeant l’objet répondant au lien sélectionné dans son état actuel (bouton « Rompre la liaison »)
  • Et enfin choisir si vous voulez que la mise à jour des liaisons soit automatique ou manuelle. C’est en général plus simple d’opter pour la mise à jour automatique, sauf si vous avez des fichiers très lourds et de nombreuses liaisons.

Les bonnes pratiques pour bien gérer les liaisons

Gestion des fichiers avec liaisons et versionning

Travaillez toujours sur les mêmes fichiers

Pour vous permettre de pleinement profiter du gain de temps offert par les liaisons, je vous recommande de toujours travailler à partir des mêmes fichiers. Conservez ceux-ci aux mêmes emplacements sur le réseau. En clair, ne pas déplacer les fichiers et ne pas renommer les dossiers ou les fichiers.

Si vous êtes amenés à faire des sauvegardes de vos fichiers de travail (un accident est si vite arrivé !), faites une copie de vos fichiers. Vous stockerez ces copies dans un dossier spécifique, éventuellement en précisant la date de la copie dans le nom du fichier pour mieux s’y retrouver.

Rompez les liaisons avant envoi… à partir de copies de vos fichiers !

Enfin lors que votre présentation est prête à être diffusée, il est souvent plus sûr de rompre les liaisons. Vos destinataires n’ont souvent pas à avoir accès à vos fichiers sources. Par ailleurs, l’apparition à l’ouverture du message de mise à jour des données est souvent un facteur d’inquiétude pour certains utilisateurs. Ne maitrisant pas le sujet, ils se demanderont si les données sont bien à jour et si votre travail est fiable… Ne les inquiétez pas pour rien !

Pour cela, voici le mode opératoire à suivre pour pouvoir conserver les liaisons pour la prochaine fois où vous aurez à utiliser cette présentation (prochain reporting mensuel etc.) :

  • enregistrez votre présentation avec ses liaisons pour la sauvegarder avec les dernières modifications apportées,
  • avant de l’enregistrer sous un autre nom (par exemple en ajoutant la date)
  • et d’envoyer cette dernière version en ayant rompu les liaisons de cette manière :
    • Ouvrez le menu : Fichier / Information
    • Cliquez sur le bouton « Modifier les liens d’accès aux fichiers »
    • Sélectionner toutes les liaisons disponibles dans la boite de dialogue
    • Cliquez sur « Rompre la liaison »
    • Enregistrez cette version « figée » et diffusez !

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Les objets (graphique, tableau, plage de données) apparaissent dans la présentation tels qu’ils sont dans le fichier. En contrepartie, si une analyse apparait plusieurs fois dans la présentation, elle ne peut pas provenir du même élément sous Excel…

Par exemple vous avez un tableau qui affiche des données mensuelles ou cumulées en fonction d’un paramètre saisi dans une cellule. Si vous voulez affichez les deux analyses dans votre présentation tout en les liant, il faudra les dupliquer sous Excel. Un tableau pour le mensuel et un tableau pour le cumul.

Nommez les plages sélectionnées

Lorsque vous collez un graphique avec liaison, Powerpoint retient le nom du graphique, quel que soit son emplacement dans l’onglet ou ses dimensions.

En revanche, la situation peut être plus complexe pour des plages de données. En effet, lorsque vous collez avec liaison une plage de données dans Powerpoint, ce dernier retient l’adresse des cellules sélectionnées. Si jamais vous insérez des colonnes à gauche du tableau (ou des lignes au-dessus), Powerpoint ne le sait pas et tout se décale d’autant dans l’image présentée dans la présentation… Certaines lignes ou colonnes disparaissent, ce qui nécessite de refaire un « copier / coller » avec liaison.

Pour éviter ce désavantage, je vous recommande de nommer les plages de cellules que vous collez. De cette manière, Powerpoint retient le nom de la plage, quel que soit son étendue et son emplacement dans l’onglet… Votre liaison résistera bien mieux aux modifications de votre fichier Excel.

Avantages de la présentation liée

Les liaisons : un gain de temps énorme !

Votre présentation évolue en même temps que vos fichiers sources

Faire une présentation pour une réunion budgétaire, une business review ou la présentation d’un projet prend toujours plus de temps que prévu… Les chiffres évoluent, la manière de présenter les choses aussi… Bien souvent, on est obligé de retravailler ses analyses tout en construisant sa présentation.

Avec une présentation liée, la modification d’un paramètre sous Excel apparait directement dans Powerpoint, même si cela impacte plusieurs slides… Finies les relectures pointilleuses pour vérifier que tous les slides correspondent à la dernière version de vos fichiers…

Créez autant que possible de présentations types avec liaisons

Si vous diffusez tous les mois un reporting standard, préparez une présentation type qui sera la base de votre diffusion mensuelle. Elle ne mettra que quelques minutes à être mise à jour. En effet, il ne suffira que d’ajuster quelques titres, commentaires et de mettre à jour les liaisons…

Aucun copier/coller n’est nécessaire sauf à insérer de nouvelles analyses…

Même pour des présentations moins récurrentes (reprévision trimestrielle, business case etc…), vous gagnerez beaucoup de temps à avoir toutes les analyses dans une présentation type liée à vos fichiers. Votre travail se concentrera sur Excel et sur le contenu textuel de la présentation. Et il est bien plus simple de supprimer des slides que de tout recréer à chaque fois !

Réduction des erreurs

A force de naviguer en permanence d’un slide à l’autre, d’Excel à Powerpoint, d’onglet en onglet voir de fichier en fichier… on finit par avoir le mal de mer… la vue se trouble est les erreurs les plus énormes passent inaperçues. A force de chasser la souris, on ne voit plus l’éléphant !…

Confort de travail

Conséquence direct du point précédent, vous baissez l’intensité de défilement des images. Vous réduisez la fatigue visuelle, le stress et le sentiment d’urgence.

La sérénité et la concentration reviennent. Vous pouvez vous concentrer sur les messages que vous allez transmettre… lors de la présentation ! Pour cette étape, je vous recommande de découvrir les 7 leviers de performance à l’oral en cochant une simple case dans Powerpoint…

J’espère que cet article contribuera à vous faire gagner du temps et de la sérénité dans vos réalisations quotidiennes ! Si vous avez des questions ou des remarques, laissez-moi un commentaire. Les questions comme les bonnes pratiques se partagent !

Une réflexion au sujet de « Gagnez jusqu’à 90% de temps avec des présentations Powerpoint liées à Excel »

  1. Merci pour cette astuce que je ne connaissais pas et qui me sera bien utile dans la mise en place de reportings.

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