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Gagnez jusqu’à 90% de temps avec des présentations Powerpoint liées à Excel

tutoffix présentation liée liaison Powerpoint Excel

Jusqu’à 90% du temps de préparation d’une présentation Powerpoint est passé à faire d’incessants « copier/coller » entre Excel et Powerpoint… avec un nombre impressionnant de changement de fenêtres, de slides, d’onglets… Pour quelle valeur ajoutée ? Aucune si vous lisez la suite de cet article et découvrez les liaisons qui peuvent exister entre Excel et Powerpoint…

Dans le domaine financier, le seul contenu réellement créé dans Powerpoint se résume le plus souvent aux hypothèses, aux messages clés à transmettre et à quelques formes insérées. Powerpoint sert surtout en réalité à diffuser et présenter des analyses provenant d’Excel. C’est encore plus vrai lorsqu’il s’agit d’un support pour une présentation orale.

Dans la création ou la mise à jour d’une présentation, la valeur ajoutée de l’auteur doit être de transmette un message, et non de transmettre des données d’Excel vers Powerpoint

En effet, on jugera votre travail sur le message que vous transmettez, sur votre capacité à saisir la complexité des enjeux et à faire dialoguer des points de vue parfois opposés. Beaucoup plus rarement sur la qualité de vos copier/coller, considéré à juste titre comme un prérequis… Voici donc la méthode pour supprimer les tâches sans intérêts et gagner le temps d’une réflexion qui renforcera la pertinence de vos analyses.

Collez, mais avec liaison !

Il suffit de coller vos objets (graphiques, tableaux ou plage de données) en conservant leur liaison avec leur fichier source. Pour cela :

  • Copiez comme d’habitude l’élément que vous voulez insérer dans votre présentation (CTRL + C).
  • De retour dans Powerpoint, évitez le « CTRL +V ». Optez les bonnes options de collage, accessibles avec des raccourcis pour aller encore plus vite (voir mes reco sur l’usage des raccourcis), afin que votre présentation soit liée à votre fichier Excel.

Les différentes options pour coller avec liaison

  • pour un graphique :
présentation liée liaison powerpoint excel tutoffix option coller
Alt / L / V / F pour coller votre objet avec la mise en forme du fichier d’origine
présentation liée liaison powerpoint excel tutoffix option coller collage
Alt / L / V / L pour le coller avec la mise en forme du thème de votre présentation
  • Pour une plage de données :
présentation liée liaison powerpoint excel tutoffix option collage spécial
Alt / L / V / G pour accéder aux options de collage spécial

et ainsi ouvrir la boîte de dialogue suivante :

présentation liée liaison powerpoint excel tutoffix collage spécial avec liaison
dans laquelle vous sélectionnerez « Coller avec liaison » et « Objet feuille de calcul Microsoft Excel »

Dorénavant, tout changement effectué dans votre fichier Excel source sera directement répercuté dans Powerpoint. Finis les copier/coller dès que vous modifiez un chiffre, un titre ou l’échelle d’un graphique…

Gérer efficacement les liaisons créées

Pour gérer les éléments liés dans votre présentation, rendez-vous dans le menu Fichier/Informations et cliquez sur « Modifier les liens d’accès aux fichiers ». Si ce bouton est inactif ou absent, votre fichier ne contient pas de liaison active.

La boîte de dialogue présente la liste des liens et permet de les gérer :

présentation liée liaison powerpoint excel tutoffix
  • Lancer manuellement une mise à jour des liaisons que vous sélectionnez dans la liste (bouton « Mettre à jour »)
  • Accéder au fichier source (bouton « Ouvrir la source »)
  • Changer le fichier source d’une liaison (bouton « Modifier la source »). Très pratique si vous avez des fichiers sources différents pour passer d’un scénario à un autre… Mais le mieux est de ne pas trop y recourir pour éviter les erreurs, comme nous le verrons plus bas dans le paragraphe « gestion des fichiers et versionning ».
  • Casser la liaison, figeant l’objet répondant au lien sélectionné dans son état actuel (bouton « Rompre la liaison »)
  • Et enfin choisir si vous voulez que la mise à jour des liaisons soit automatique ou manuelle. C’est en général plus simple d’opter pour la mise à jour automatique, sauf si vous avez des fichiers très lourds et de nombreuses liaisons.

Les bonnes pratiques pour bien gérer les liaisons

Gestion des fichiers avec liaisons et versionning

Travaillez toujours sur les mêmes fichiers

Pour vous permettre de pleinement profiter du gain de temps offert par les liaisons, je vous recommande de toujours travailler à partir des mêmes fichiers. Conservez ceux-ci aux mêmes emplacements sur le réseau. En clair, ne pas déplacer les fichiers et ne pas renommer les dossiers ou les fichiers.

Si vous êtes amenés à faire des sauvegardes de vos fichiers de travail (un accident est si vite arrivé !), faites une copie de vos fichiers. Vous stockerez ces copies dans un dossier spécifique, éventuellement en précisant la date de la copie dans le nom du fichier pour mieux s’y retrouver.

Rompez les liaisons avant envoi… à partir de copies de vos fichiers !

Enfin lors que votre présentation est prête à être diffusée, il est souvent plus sûr de rompre les liaisons. Vos destinataires n’ont souvent pas à avoir accès à vos fichiers sources. Par ailleurs, l’apparition à l’ouverture du message de mise à jour des données est souvent un facteur d’inquiétude pour certains utilisateurs. Ne maitrisant pas le sujet, ils se demanderont si les données sont bien à jour et si votre travail est fiable… Ne les inquiétez pas pour rien !

Pour cela, voici le mode opératoire à suivre pour pouvoir conserver les liaisons pour la prochaine fois où vous aurez à utiliser cette présentation (prochain reporting mensuel etc.) :

  • enregistrez votre présentation avec ses liaisons pour la sauvegarder avec les dernières modifications apportées,
  • avant de l’enregistrer sous un autre nom (par exemple en ajoutant la date)
  • et d’envoyer cette dernière version en ayant rompu les liaisons de cette manière :
    • Ouvrez le menu : Fichier / Information
    • Cliquez sur le bouton « Modifier les liens d’accès aux fichiers »
    • Sélectionner toutes les liaisons disponibles dans la boite de dialogue
    • Cliquez sur « Rompre la liaison »
    • Enregistrez cette version « figée » et diffusez !

1 pour 1

Les objets (graphique, tableau, plage de données) apparaissent dans la présentation tels qu’ils sont dans le fichier. En contrepartie, si une analyse apparait plusieurs fois dans la présentation, elle ne peut pas provenir du même élément sous Excel…

Par exemple vous avez un tableau qui affiche des données mensuelles ou cumulées en fonction d’un paramètre saisi dans une cellule. Si vous voulez affichez les deux analyses dans votre présentation tout en les liant, il faudra les dupliquer sous Excel. Un tableau pour le mensuel et un tableau pour le cumul.

Nommez les plages sélectionnées

Lorsque vous collez un graphique avec liaison, Powerpoint retient le nom du graphique, quel que soit son emplacement dans l’onglet ou ses dimensions.

En revanche, la situation peut être plus complexe pour des plages de données. En effet, lorsque vous collez avec liaison une plage de données dans Powerpoint, ce dernier retient l’adresse des cellules sélectionnées. Si jamais vous insérez des colonnes à gauche du tableau (ou des lignes au-dessus), Powerpoint ne le sait pas et tout se décale d’autant dans l’image présentée dans la présentation… Certaines lignes ou colonnes disparaissent, ce qui nécessite de refaire un « copier / coller » avec liaison.

Pour éviter ce désavantage, je vous recommande de nommer les plages de cellules que vous collez. De cette manière, Powerpoint retient le nom de la plage, quel que soit son étendue et son emplacement dans l’onglet… Votre liaison résistera bien mieux aux modifications de votre fichier Excel.

Avantages de la présentation liée

Les liaisons : un gain de temps énorme !

Votre présentation évolue en même temps que vos fichiers sources

Faire une présentation pour une réunion budgétaire, une business review ou la présentation d’un projet prend toujours plus de temps que prévu… Les chiffres évoluent, la manière de présenter les choses aussi… Bien souvent, on est obligé de retravailler ses analyses tout en construisant sa présentation.

Avec une présentation liée, la modification d’un paramètre sous Excel apparait directement dans Powerpoint, même si cela impacte plusieurs slides… Finies les relectures pointilleuses pour vérifier que tous les slides correspondent à la dernière version de vos fichiers…

Créez autant que possible de présentations types avec liaisons

Si vous diffusez tous les mois un reporting standard, préparez une présentation type qui sera la base de votre diffusion mensuelle. Elle ne mettra que quelques minutes à être mise à jour. En effet, il ne suffira que d’ajuster quelques titres, commentaires et de mettre à jour les liaisons…

Aucun copier/coller n’est nécessaire sauf à insérer de nouvelles analyses…

Même pour des présentations moins récurrentes (reprévision trimestrielle, business case etc…), vous gagnerez beaucoup de temps à avoir toutes les analyses dans une présentation type liée à vos fichiers. Votre travail se concentrera sur Excel et sur le contenu textuel de la présentation. Et il est bien plus simple de supprimer des slides que de tout recréer à chaque fois !

Réduction des erreurs

A force de naviguer en permanence d’un slide à l’autre, d’Excel à Powerpoint, d’onglet en onglet voir de fichier en fichier… on finit par avoir le mal de mer… la vue se trouble est les erreurs les plus énormes passent inaperçues. A force de chasser la souris, on ne voit plus l’éléphant !…

Confort de travail

Conséquence direct du point précédent, vous baissez l’intensité de défilement des images. Vous réduisez la fatigue visuelle, le stress et le sentiment d’urgence.

La sérénité et la concentration reviennent. Vous pouvez vous concentrer sur les messages que vous allez transmettre… lors de la présentation ! Pour cette étape, je vous recommande de découvrir les 7 leviers de performance à l’oral en cochant une simple case dans Powerpoint…

J’espère que cet article contribuera à vous faire gagner du temps et de la sérénité dans vos réalisations quotidiennes ! Si vous avez des questions ou des remarques, laissez-moi un commentaire. Les questions comme les bonnes pratiques se partagent !

7 réflexions au sujet de « Gagnez jusqu’à 90% de temps avec des présentations Powerpoint liées à Excel »

  1. Bonjour,

    Votre article m’intéresse et vous allez peut-être pouvoir m’aider.
    Dans le cadre d’un tournoi de sport, je dispose d’un fichier excel avec les matchs et classements de chaque poule. J’ai lié ce fichier Excel à mon document PowerPoint de la manière suivante : une slide = matchs et classement d’une poule. J’ai en tout 4 poules donc 4 slide.
    L’idée est de projeter le document PowerPoint sur un 2ème écran TV pendant que j’actualise les résultats sur le fichier Excel affiché uniquement sur mon écran PC.

    Je vous sollicite car je rencontre le même problème que Valentin concernant la mise à jour automatique des données. Lorsque je saisi mes résultats sur le fichier Excel, ces derniers ne s’actualisent pas sur ma présentation PowerPoint qui apparaît sur mon écran TV. Je suis donc obligé de me rendre via mon écran PC sur le PowerPoint et faire la démarche manuellement dans la fenêtre présentant les liens. Ces derniers sont pourtant bien cochés en mise à jour automatique. Je ne comprends donc pas vraiment… cela m’embête car j’aimerais pouvoir travailler uniquement avec le fichier Excel sur mon écran PC.
    Comment puis-je faire pour que tous mes résultats soient mis à jour automatiquement svp ?

    Merci d’avance pour votre aide,

    Guillaume

    1. Bonjour Guillaume,

      N’ayant pas de double écran sous la main en ce moment, je ne peux malheureusement pas me mettre dans les conditions qui vous posent problème…
      A défaut d’une solution parfaite, voici ce que je vous proposerais pour contourner la difficulté :

      Solution 1 : dans le cas où votre fichier Excel n’est pas trop complexe, autant travailler directement sous Powerpoint en utilisant le mode présentation (voir mon article à ce sujet : Powerpoint : 7 leviers de performance à l’oral en cochant une simple case). Rien n’empêche d’insérer un tableau Excel directement dans la slide pour automatiser les calculs s’ils sont assez simples.

      Solution 2 : Si vous souhaitez conserver votre fichier Excel, je crains qu’il ne faille forcer la mise à jour de la présentation Powerpoint si la mise à jour réputée automatique ne suffit pas. Pour améliorer l’ergonomie et le rendu visuel pour le public, j’utiliserais 1/ le mode présentation de Powerpoint comme vu dans la solution 1, ce qui permet de travailler sur Powerpoint sans être vu sur l’écran TV et 2/ je mettrais la fenêtre des fichiers liés dans la liste des « actions rapides » (boutons tout en haut à gauche). Pour ce faire : cliquer sur la flèche au bout de la liste des actions rapides, cliquer sur « Autres commandes », ce qui permets de rejoindre la fenêtre « options de Powerpoint » dans la section « barre d’outils Accès rapide ». Au lieu des « commandes courantes », sélectionner « menu Fichier » et ajouter « Modifier les liens d’accès aux fichiers ».
      Il suffira de cliquer sur cet icône dans les accès rapides, de sélectionner tous les liens existants et de cliquer sur « mettre à jour ».

      Je reconnais que ce n’est pas idéal, cela fait quelques allers/retours entre Excel et Powerpoint, mais l’accès rapide supprime quelques clics et surtout le mode présentation de Powerpoint vous permet de travailler en toute tranquillité sans que le public vous voit faire vos saisies en direct, hésiter, corriger etc… Seuls les résultats validés sont affichés !

      Personnellement, je me suis toujours méfié des mises à jour potentiellement incomplète des présentations, chaque lien pouvant fonctionner indépendamment… J’ai toujours fait des mises à jours globale en sélectionnant tous les liens pour être certain de diffuser quelque chose à jour sans me reposer sur une solution réputée « automatique »… dont on voit les limites dans vos questions !

      Mais si vous trouvez mieux, merci de partager !

      Bonne journée

      Alexandre

  2. Bonjour,

    Merci pour votre article, il est intéressant en théorie, mais en pratique, cela ne fonctionne pas de mon coté. Je m’explique, j’ai créé un fichier excel avec 4 graphes puis un ppt avec 1 graphe lié par slide. Le lien noté dans le fichier Powerpoint est bon, il est bien coché en mise à jour automatique mais les données ne se mettent à jour que si l’on clique manuellement sur les données à mettre à jour et que l’on clique sur mettre à jour. Il faut donc le faire pour chaque donnée à actualiser (4 fois pour les 4 graphes, x fois par donnée)… quelqu’un aurait-il une solution ou me dire quel paramètre modifier? J’utilise Office 2016, sur un serveur partagé. J’ai également utilisé Onedrive en mettant les 2 fichiers (excel & ppt), et là, la case « mise a jour automatique » ce décoche quand je reouvre mon fichier PPT.

    De plus, le ppt et excel deviennent très lents avec les liaisons.

    Je n’ai fait un test que sur un échantillon, quand est-il si j’ai 100 graphes et tableaux dans un presentation ? Mon idéal serait une automatisation au lieu des copiés collés, quelqu’un peut aider ?

    Merci

    Valentin R.

    1. Bonjour Valentin,
      Désolé pour le délai de ma réponse !
      Si la fréquence de mise à jour n’est pas assez réactive en cochant la case « mise à jour automatique » dans la fenêtre présentant les liens, rien n’empêche de cliquer sur le bouton « Mettre à jour » dans cette même fenêtre. Il faut simplement avoir sélectionné tous les liens disponibles (en les surlignant en bleu) pour forcer la mise à jour.
      Sur la question de la lenteur, il est probable que cela provienne du poids du fichier Excel… si c’est un fichier volumineux, Powerpoint risque de relancer tous les calculs d’Excel à chaque rafraichissement. Mieux vaut piloter manuellement les rafraichissement 1/ des calculs sous Excel en utilisant l' »option de calcul » manuelle (menu formule) et 2/ des éléments liés dans Powerpoint en forçant la mise à jour comme vu précédemment dès que les calculs sont terminés sous Excel.
      Enfin, pour une grande quantité de graphiques, les liaisons ne sont effectivement pas forcément la meilleure solution. Si la trame est toujours la même et que seules les valeurs changent, mieux vaut effectivement une bonne automatisation à partir d’un nombre d’élément réduit. Cela pourrait solutionner le poids de votre fichier Excel par la même occasion !
      J’ai sans doute une solution qui vous conviendrait et n’ai pas encore eu le temps de la finaliser pour une mise en ligne mais peux vous partager une version beta.
      En espérant que ces réponses vous permettront d’avancer et de gagner du temps !
      Alexandre

  3. Auriez-vous une astuce pour coller avec liaison du contenu textuel d’Excel dans Powerpoint et pouvoir ensuiite, dans Powerpoint en modifier le style (police, couleur…) ?
    Merci.

    1. Ce serait bien pratique, permettant d’utiliser un même tableau Excel dans plusieurs présentations Powerpoint avec des styles différents. Malheureusement, dès que l’on conserve la liaison, le tableau Excel repris sous Powerpoint s’apparente à une image… Impossible de modifier quoique ce soit dans son contenu depuis Powerpoint : largeur des colonnes, police, taille etc, tout est à faire sous Excel. Pour pouvoir modifier le contenu depuis la présentation, on ne peut pas conserver la liaison… dommage.
      D’expérience, il faut prendre son temps pour bien finaliser ses tableaux sous Excel avant de les coller (avec liaisons) dans Powerpoint. Si vous vouliez finalement insérer une colonne dans votre tableau Excel, il faudrait refaire votre collage dans la présentation pour que toutes les colonnes y apparaissent bien…
      Il reste encore quelques pistes d’amélioration pour les prochaines versions d’Office !

  4. Merci pour cette astuce que je ne connaissais pas et qui me sera bien utile dans la mise en place de reportings.

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