Faire une présentation avec Powerpoint, c’est s’exposer et se mettre en danger. Car c’est bien le présentateur qui porte les arguments et non la présentation Powerpoint. Celle-ci n’est qu’un support pour appuyer les arguments et leur donner du poids. En effet, l’écrit ou le visuel ne viennent qu’en renfort de l’oral.
Du coup, il n’y a rien de pire que d’être prisonnier du déroulé de sa présentation lorsque l’auditoire intervient en complétant ou en réorientant le sujet…
Rester accroché à tout prix à l’enchainement de ses slides revient alors à s’enfermer dans le tunnel de sa présentation et à abandonner son auditoire. Et c’est alors l’engrenage infernal. Frustration de l’auditoire, solitude du présentateur, présentation inefficace, absence de conclusion convaincante et partagée et au final… la dévalorisation du présentateur sur le sujet qu’il devait traiter…
S’il est vital de maîtriser son sujet pour convaincre, encore faut-il se donner toutes les chances de mobiliser ses arguments selon les réactions de son auditoire.
Pourtant, 90% des personnes faisant une présentation avec Powerpoint se privent des ressources disponibles dans leur ordinateur… En effet, l’écran de leur ordinateur affiche exactement la même chose que ce qui est projeté. Il ne leur reste alors plus que ce qu’ils ont en tête : messages clés, ordre des arguments, sujet de la slide suivante etc… En espérant que le stress et l’émotion ne leur fassent pas perdre leurs moyens…
Alors que diriez-vous de pouvoir choisir l’ordre des slides en cours de présentation ? De contrer un argument inattendu en affichant un graphique Excel sans fouiller dans vos dossiers aux vues de tout le monde ? De recevoir des informations sur Skype de la part de vos alliés dans la salle ? … Avouez que vous ne seriez plus aussi seul et exposé !
Une simple case dans Powerpoint vous redonne l’usage de votre ordinateur…
Projeter votre présentation sur un grand écran et disposer librement de votre ordinateur ne tient qu’à une case cochée dans Powerpoint. Cette option est pourtant trop souvent méconnue.
Voici la fameuse case à cocher dans le menu Diaporama de Powerpoint :
Lorsque votre ordinateur est raccordé au projecteur, assurez-vous que le mode d’affichage des écrans sélectionné soit bien « Etendre » (Bouton Windows + P ou Fn + F8) :
Lancez le diaporama, comme d’habitude : avec la touche F5 pour partir de la première slide ou sur le bouton en bas à droite :
Vos slides seront projetés sur l’écran, et vous aurez sous les yeux l’écran suivant :
Les avantages du mode présentation de Powerpoint
1. Libérez-vous du texte des slides
Le participant type d’une réunion renonce à la lecture d’un slide si celui-ci contient plus de 30 mots. Notre cerveau mesure les efforts à fournir et optera toujours pour la solution de facilité. Au-delà de 30 mots à lire, il se contentera de l’aspect visuel d’ensemble (tel une photo) et d’écouter le présentateur. Et encore, une réunion à 14h juste après le déjeuner peut faire tomber ce seuil bien plus bas !…
Lire textuellement ses slides est le meilleur moyen d’endormir tout le monde en moins de 3 minutes. Les paraphraser les yeux rivés sur l’écran n’est pas tellement plus convaincant.
Pour autant, beaucoup de slides sont souvent plus chargés en texte que la limite fatidique des 30 mots. C’est souvent nécessaire lorsqu’il faut avoir envoyé sa présentation quelques jours au préalable pour que les participants puissent la lire et bien comprendre les enjeux.
Pour convaincre, l’idéal reste d’utiliser les commentaires (sous la slide en mode normal d’affichage). Ces commentaires apparaissent dans l’écran du présentateur lors de la projection. Listez-y les points clés à aborder dans l’ordre. Vous serez moins dépendant de la rédaction des slides, ce qui vous rendra bien plus à l’aise à l’oral. En partant de l’idée et non du texte projeté, vous vous exprimerez avec vos propres mots et retiendrez l’attention de l’assistance. Et vous serez sûrs de ne rien oublier sans pour autant revenir constamment à vos slides. L’assistance pensera que vous avez absolument tout en tête !
2. Maitrisez le défilement des slides
L’ensemble des slides apparaît en bas de l’écran du présentateur avec leur numéro.
Il vous suffit de cliquer sur l’un d’entre eux pour l’afficher à l’écran.
Vous pouvez également cliquer sur l’icône représentant une slide :
Le menu « Aller à » permet de choisir une slide dans toute la présentation.
Ceci permet de passer de l’un à l’autre sans effet de déroulement de la présentation. Vous évitez ainsi de distraire l’attention de l’auditoire (ou de lui donner le mal de mer) et de lui tourner le dos pour chercher la bonne slide. Vous évitez également de montrer que l’ordre initial de votre présentation ne colle pas au déroulé de la réunion…
Cette maitrise renforce votre position de présentateur. C’est bien vous qui animez les débats. Powerpoint n’est qu’un support venant conforter vos arguments.
3. Projetez facilement des éléments hors présentation
Il arrive bien souvent que la discussion dérive sur des points annexes. Il peut être avantageux de clore un sujet avec un élément que vous n’aviez pas inclus dans la présentation. Un email, un graphique Excel, un slide Powerpoint archivé peut aider à mettre tout le monde d’accord.
Tout l’art est de pouvoir le retrouver sans fouiller sa boîte mail ou ses dossiers devant tout le monde.
En utilisant le mode présentation de Powerpoint, vous laissez votre auditoire devant un slide projeté à l’écran. Puis vous recherchez librement vos éléments et les faites glisser sur l’écran de projection lorsque c’est prêt. Moins de stress, moins de distraction, vous n’affichez que les éléments à partager. Tout le reste, ce n’est rien que pour vos yeux !
4. Utilisez des effets qui marquent et que personne n’utilise
En utilisant le « mode présentateur », vous gardez l’usage d’un pointeur permettant de montrer des éléments de vos slides. Pour marquer les esprits, vous pouvez changer la flèche habituelle en stylet ou en surligneur avec le bouton ci-dessous :
Ces outils vous permettront de faire ressortir des chiffres ou des points de vigilance, en direct, pendant votre présentation.
Vous pourrez bien sûr effacer ces annotations avec la gomme disponible dans le même menu. Vous pourrez également les conserver pourqu’elles soient intégrées à la présentation en vue de sa diffusion après la réunion. Il ne faut pas en abuser bien sûr. Mais bien dosé, votre public retiendra les éléments mis en exergue durant votre présentation. Surtout s’il en retrouve une trace dans la présentation par la suite !
5. Gardez un œil sur le temps
Il est facile de perdre la notion du temps lorsque l’on présente un sujet qui tient à cœur. Savoir gérer la durée d’une présentation est pourtant un élément clé de son succès.
L’heure est affichée sur votre écran de présentateur et un chronomètre se déclenche lorsque vous lancez la présentation.
Vous savez combien de temps il vous reste pour parfaitement jouer le rôle de time-keeper et recadrer légitimement les débats.
L’intérêt de ces recadrages pour rester dans les temps n’est pas à sous-estimer. Ils montrent que vous gardez le sens pratique et n’êtes pas dominé par le stress de mener la réunion.
Vous démontrez qu’au-delà de la maîtrise de votre sujet, vous maîtrisez aussi la manière de le traiter. Les compétences techniques et les compétences comportementales ! Après tout, un intervenant frustré dans son temps de parole n’est rien face à la reconnaissance de tous si la réunion a atteint son but dans les délais fixés.
6. Prenez vos notes en direct
Dans bien des cas, il faut prendre des notes voire un compte rendu de réunion tout en présentant… Mener les deux exercices en parallèle est un facteur de stress qui peut impacter sérieusement votre aisance à l’oral. Utiliser le mode présentation de Powerpoint vous permet de prendre vos notes sur votre PC.
En préparant votre réunion, vous pouvez construire la trame de votre compte rendu dans OneNote pour une saisie plus rapide. Si à certain moment le rythme devient trop rapide, rien de tel que de déclencher l’enregistrement pour ne rien rater d’un échange crucial dans votre compte rendu. Et enfin, grâce aux fonctions liées avec Outlook, vous pourrez récupérer le détail de la réunion, les participants, et envoyer le tout par mail en un temps record !
Le recours à OneNote est bien plus efficace, rapide et complet que les notes manuscrites. Vous pouvez vous concentrer sur votre prestation à l’oral. Accessoirement, votre compte rendu sera diffusé beaucoup plus rapidement, démontrant encore une fois votre performance.
7. Laissez vos alliés vous suggérer des idées…
Rares sont devenues les réunions où les participants n’ont pas leurs ordinateurs ouverts devant eux… Et les conversations parallèles sur Skype ne sont pas rares, pour le meilleur comme pour le pire.
Ce n’est pas parce que vous présentez que vous devez vous passer du meilleur de cet outil de communication. Aussi, permettez à vos alliés dans la salle de vous transmettre des arguments, des idées, de vous faire part de réactions que vous n’auriez pas perçues… Garder l’usage de son ordinateur permet de continuer à recevoir des messages qui peuvent être très utiles.
Bien évidemment, il est préférable que votre écran ne soit pas visible par trop de monde… Et encore faut-il savoir garder son sérieux sous une pluie de blagues, et veiller à ce que le son soit bien coupé !
Cette fonctionnalité de Powerpoint vous a-t-elle ouvert des perspectives ? Alors faites une bonne œuvre : partagez cet article avec vos proches, ils vous en seront reconnaissants et vous contribuerez à rendre les présentations Powerpoint plus vivantes !
Et comme toujours, vos retours d’expériences sont toujours les bienvenus en commentaire !
