Rendez dynamiques les titres et les commentaires de vos graphiques

Les titres d’un graphique Excel constituent leur principale clé de compréhension. Autant dire qu’ils doivent être particulièrement soignés et le plus explicite possible. Et pourtant, rien de plus pénible que de devoir modifier les titres ou les commentaires accompagnant un graphique pour qu’ils restent à jour… Sauf si on les rend dynamiques !…

Créez votre titre dynamique dans une cellule

Commencez par composer le titre parfait dans une cellule en mêlant des éléments de texte et le contenu de cellule restituant des éléments variables.

Règles de base pour automatiser un titre

Comme toute formule, on commence par un signe « = ».

Les éléments de texte sont entre guillemets : « xxx ».

Tous les éléments du titre (texte, adresse de cellule ou résultat d’une fonction) sont séparés par des symbole &.

Exemple de titre automatisé

Imaginons un graphique présentant le CA cumulé de différents produits (un seul présenté au choix).

Nous voulons que le titre reprenne le nom du produit (qui peut varier) et la date de l’analyse (qui change tous les mois).

Ceci donnerait par exemple : « Chiffre d’affaires cumulé produit A à fin mars 2019 ».

Dans cet exemple, les éléments textuels, qui ne changent pas, sont en gras, les éléments variables sont en italique.

Le nom du produit doit être dans une cellule servant de critère de sélection aux données de votre analyse. Si la valeur de ce critère n’est pas présentable comme tel dans votre titre (code qui ne parle pas à grand monde), il faudra prévoir une table de correspondance comme nous allons le voir tout de suite pour afficher le nom du mois à partir de son numéro.

En ce qui concerne la date, commencez par vous référer à mon précédent post pour avoir dynamiquement la date du dernier mois disponible (cliquez ici). Ceci vous évitera bien des manipulations pour avoir des données à jour et vous fera gagner du temps.

Une fois la bonne date mise dans une cellule, cette donnée va nous servir à obtenir :

• le mois en toute lettre, en combinant les fonctions MOIS() et RECHERCHEV() :
  • le numéro du mois est obtenu avec la formule : =MOIS(adresse de la date)
  • et en recherchant ce résultat dans une table de correspondance entre le numéro du mois et son nom en toutes lettres, grâce à un RECHERCHEV()
• l’année, grâce à la fonction ANNEE(), pointant sur la date.

Voici en image ce que cela donne :

Sélectionnez le titre dans votre graphique

Une fois que votre titre est bien défini dans une cellule, l’essentiel est fait !

En effet, vous n’avez plus qu’à :

• Afficher un titre dans votre graphique si ce n’est pas encore fait
  

• Sélectionner le titre de votre graphique,

Pour superposer les mois et années sur plusieurs niveaux sur l’axe des abscisses, lisez mon article :

Gagnez en lisibilité avec des axes multi-niveaux

• Puis dans la barre de saisie de formule, saisir l’adresse de la cellule contenant votre titre précédé d’un « = ».

• Taper « Entrée » et votre titre sera dorénavant directement lié à la cellule sélectionnée.
  

Ne vous arrêtez pas au titre seulement !… 

Ce que nous venons de faire pour le titre principal, s’applique exactement de la même manière aux titres des axes du graphique.

Cette automatisation est très pratique si vous créez un graphique unique pouvant présenter vos données en modifiant les unités : en volume, en M€, en k€, en semaine de vente ou de stock, etc…

Mais on peut aller encore plus loin ! En effet, le résultat d’une cellule peut s’afficher dans n’importe quelle forme ! (bon d’accord, pas dans les flèches et lignes…)

Et bien sûr vous pouvez combiner les graphiques et les formes ! Que diriez-vous d’une forme de type « bulle », pointant sur un élément de votre graphique et affichant un commentaire automatisé ??

Rendre dynamique un commentaire dans une forme

Sur mon graphique présentant des valeurs cumulées, je veux indiquer le CA mensuel du mois en cours. La formule est dans la colonne C26. J’ai ensuite sélectionné la bulle et tapé « =$C$26 » dans la barre de formule.

Nous avons donc :

• Un titre de graphique automatisé (reprenant le contenu de la cellule C2)
• Un titre d’axe automatisé (reprenant le contenu de la cellule C24)
• Le contenu d’une forme automatisé en affichant ici la valeur des ventes de mois en cours. Le texte à restituer est construit dans la cellule C26.

Il ne reste plus qu’à vous assurer que la bulle insérée dans le graph soit correctement positionnée et pointe sur le dernier mois. Nous verrons un jour comment automatiser ça aussi… si vous insistez (dites-le dans les commentaires !)

Voilà de quoi laisser libre court à votre imagination ! Mettez en forme les éléments clés de vos analyses pour faire passer vos messages et surtout gagnez du temps ! Un grand nombre des graphiques contenus dans mes tutos reprend évidemment cette fonctionnalité.

J’espère que cet article contribuera à améliorer vos réalisations quotidiennes ! Si vous avez des questions ou des remarques, laissez-moi un commentaire. Les questions comme les bonnes pratiques se partagent !