Excel : analyse budgétaire graphique, 0 maintenance garantie !

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L’analyse budgétaire graphique idéale sous Excel !

Totalement automatisée, elle ne nécessite strictement aucune mise à jour lors des changements de mois ou d’année. Le gain de temps est énorme !

C’est l’outil parfait pour confronter la performance du mois à l’historique et à l’atteinte des scénarios prévisionnels (reprévision trimestrielle, Budget, plan pluri-annuel)… Il s’applique aussi bien aux ventes en valeur ou en volume, à toutes les natures de dépenses, mais aussi à tout évènement dont vous voulez suivre la fréquence (contact prospects, réclamations, niveau de production etc…)

… et en gage de qualité du produit, vous êtes toujours satisfait ou remboursé pendant 1 an !!

Description

Une vision immédiate de la performance

Ce fichier Excel est l’outil idéal pour une analyse budgétaire graphique sous Excel. Il vous donne tous les éléments dont vous pouvez avoir besoin pour mesurer l’évolution de votre activité.

Ainsi, en un seul coup d’œil, vous aurez la vision complète de l’historique et du prévisionnel !

  • En premier lieu, le graphique Excel supérieur présente une vision cumulée :
    • par année (YTD) pour le Réel et le Budget.
      Les autres scenarios prévisionnels (plan stratégique ou reprévisions trimestrielles) donnent des points de repère à la fin de chaque année pour mesurer l’ambition ou le risque.
    • et en cumul mobile sur 12 mois pour le Réel.
      C’est sur ce cumul mobile du Réel que sont calculées des tendances. Celles-ci permettent de constater l’orientation de l’activité et les chances d’atteindre les objectifs.
  • Ensuite, le graphique inférieur complète cette analyse budgétaire avec une vision mensuelle.
    Ceci permet de mieux percevoir votre activité mois après mois : sa saisonnalité ou les mois atypiques.

Cette analyse budgétaire présuppose donc une activité suffisamment régulière pour rendre pertinente la projection de tendances.

Vous tenez là l’outil idéal pour analyser le chiffre d’affaires et il peut se décliner par produit, par pays, en valeur aussi bien qu’en volume. Mais il s’applique tout aussi bien aux dépenses de toutes natures ou aux suivis d’évènements (fréquentation d’un site, contacts clients, réclamations, incidents etc…)

Une analyse budgétaire graphique clé en main

Une analyse budgétaire garantie sans maintenance

Une fois reliée à votre base Excel de données sources (vous en trouverez un modèle dans le fichier), cette analyse budgétaire graphique est entièrement automatisée. Elle ne nécessite strictement aucune maintenance ou mise à jour. En effet, nous y avons poussé à fond les principes présentés dans notre article sur les fichiers Excel s’adaptant dynamiquement aux changements de dates.

Il en est de même pour les deux courbes de tendance. Leur point de départ et les données à partir desquelles elles sont calculées s’ajustent en fonction de la date de référence du graphique Excel. Vous n’aurez qu’à choisir le nombre de mois sur lesquels reposent la tendance : 12, 6, 3… 24… dans la cellule prévue.

Sous les graphiques, 4 cellules affichent un texte calculé en fonction des paramètres sélectionnés. Elles restituent automatiquement les analyses d’écarts entre :

  • le Réel YTD et le Budget YTD, en valeur et en pourcentage
  • le Réel YTD vs le Réel YTD de l’année précédente, en valeur et en pourcentage
  • la dernière reprévision trimestrielle et le Budget annuel, en valeur et en pourcentage
  • le prévisionnel en fin d’année N+1 et la dernière reprévision trimestrielle, en valeur et en pourcentage.

Vous n’aurez donc plus à les calculer tous les mois pour faire vos commentaires, il vous suffira de lire vos graphiques !

Un paramétrage simple, ne nécessitant aucune connaissance technique 

Les quelques paramètres sont clairement identifiés dans le fichier par la couleur des cellules. Ils permettent de sélectionner :

  • le point de vue : vision d’ensemble ou zoom sur un élément particulier (ex : CA total ou zoom sur un pays et/ou produit spécifique)
  • si l’analyse est en valeur ou en volume (avec un menu déroulant pour une meilleure ergonomie).
  • le nombre d’année d’historique que vous souhaitez afficher,
  • le nombre de mois sur lesquels reposent les tendances prolongeant la courbe du cumul mobile.
  • et enfin le nom que vous donnez à votre reprévision trimestrielle pour que celui-ci figure dans le graphique… C’est tout !

Pour compléter cette extrême simplicité d’utilisation, de nombreux commentaires vous permettront de comprendre le fonctionnement du fichier Excel. Vous serez alors à même d’ajuster au mieux ce modèle à vos besoins les plus spécifiques.

Des graphiques parfaitement alignés

Une macro permet d’aligner parfaitement les graphiques l’un au-dessous de l’autre, quelques soient les valeurs des axes, pour une restitution des plus professionnelles. Cette macro se lance via un simple bouton accessible à côté des graphiques.

Le code de cette macro est entièrement décrit et expliqué dans l’éditeur de macro Excel (Alt+F11). Vous n’aurez pas besoin de connaissance particulière en VBA pour ajuster ce code à vos futurs besoins. Si vous le souhaitez, vous pourrez alors compléter cette analyse par un 3e graphique indiquant le % des ventes réalisées à l’international ou la part de vos produits en lancement etc…

Ce fichier contient :

  • une base de données type de chiffre d’affaires (onglet DATA)
  • un onglet d’analyse (onglet Analyse) comprenant essentiellement :
    • un tableau de traitement des données
    • des analyses graphiques
    • des indicateurs d’écarts calculés
    • les paramètres de l’analyse
  • une macro (dont le code est entièrement commenté) assurant l’alignement des graphiques pour une présentation professionnelle
  • un rappel des quelques notions de base utiles pour l’utilisation de ce fichier
  • des liens vers des pages d’assistance pour les quelques points techniques.

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